רשימת העבודה שלי
התרעות ממתינות
טוען...
שיחות שדורשות טיפול
טוען...
תורים והגשות — היום ומחר
טוען...
רישום שיחה והיסטוריית שיחות אחרונות
השיחות נמשכות מהמרכזייה (1com) ומשויכות אוטומטית ללקוח ולתיק לפי מספר הטלפון; שיחה שלא נענתה מתריעה למעלה ב"התרעות ממתינות". אפשר גם לרשום שיחה ידנית (בתחתית).
טוען...
תמונת מצב
תיקים פתוחים לפי סוג שירות · לחיצה לפתיחת רשימה
השעות והשכר שלי
השעות שלי — החודש הנוכחי
| לקוח | שירות | שלב | פעולה הבאה | עודכן |
|---|
התורים וההגשות הקרובים (14 הימים הקרובים)
טוען...
הודעות ומשימות פרטיים
הודעות
משימות
תיבת מיילים
| מאת/אל | נושא | תיק משויך | מטפלת | סטטוס | תאריך | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| התחברי ל-Gmail כדי לראות את התיבה. | |||||||
אנשי קשר
שאלונים
כל השאלונים שהלקוחות ממלאים, לפי סוג שירות. "פתיחת השאלון" מציגה אותו בדיוק כמו שהלקוח רואה — בלי תיק ובלי שמירה — ובדף יש כפתור "דיווח תקלה".
טוען...
ייצוא נתונים
בחרי סוג נתונים וייצאי לקובץ Excel. נתונים כספיים אינם כלולים כאן — יש להם ייצוא ייעודי בדף "כספים".
- בוחרים סוג נתונים מהרשימה (למשל תיקים או לקוחות).
- לוחצים "ייצא לאקסל" — קובץ Excel יורד למחשב.
- פותחים ב-Excel ואפשר למיין, לסנן ולשלוח הלאה.
גבייה — בקשות תשלום שעדיין לא שולמו
| לקוח | סכום | על מה | נשלחה | מעקב עד | מצב | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| טוען… | ||||||
הוספת הוצאה
הוצאות אחרונות
| תאריך | קטגוריה | סכום | עוסק | הערה |
|---|
שעות עבודה — החודש הנוכחי
| עובד/ת | סה"כ שעות | כניסה אחרונה |
|---|
ניהול שכר — תעריף שעתי ובונוסים לכל עובדת
| עובד/ת | תעריף שעתי (₪) |
|---|
| תאריך | עובד/ת | סכום | הערה |
|---|
דוחות — ספירת שירותים וביצועים לפי תקופה
ספירת שירותים בתקופה
| סוג שירות | תיקים שנפתחו | תיקים שהופקו/נסגרו |
|---|---|---|
| בחרי טווח תאריכים ולחצי "הצג דוחות". | ||
זמני טיפול (ממוצע בימים) — לפי סוג שירות
נספרים תיקים שנפתחו או נסגרו בטווח. "תחילת טיפול" = קידום שלב ראשון בתיק.
| סוג שירות | פנייה ← תיק פעיל | תיק פעיל ← תחילת טיפול | תחילת טיפול ← סגירה | סה"כ פנייה ← סגירה | תיקים בחישוב |
|---|---|---|---|---|---|
| בחרי טווח תאריכים ולחצי "הצג דוחות". | |||||
דוח ביצועים לעובדת
| עובד/ת | תיקים בטיפול | נסגרו בתקופה | הכנסה בתקופה |
|---|---|---|---|
| בחרי טווח תאריכים ולחצי "הצג דוחות". | |||
גיבוי מסמכים ל-Google Drive (בעלים בלבד · עותק אוטומטי של כל המסמכים לדרייב; קובץ שנמחק מהמערכת נשאר בדרייב)
כפילויות לקוחות (בעלים בלבד · האיחוד מעביר תיקים, מיילים ושיחות ללקוח שנשמר; הלקוח הכפול מוסתר ולא נמחק — ניתן לשחזר)
איחודים אחרונים (שחזור מחזיר תיקים, שיחות ומיילים ללקוח המקורי)
יומן פעולות (מי שינה מה ומתי — נרשם אוטומטית בבסיס הנתונים)
ייבוא מסמכים מגיבוי
- בוחרים קובץ zip אחד מהגיבוי (עד 2GB).
- לוחצים "התחלת ייבוא" ומחכים שההתקדמות תגיע ל-100%.
- המסמכים מתפזרים לתיקים לפי שם הלקוח וסוג השירות — ואז אפשר לראות אותם בכרטיסיית "מסמכים" של כל תיק.
שלב 1: בחירת קובץ zip
התקדמות
—
הפעולה הבאה (כשמגיע תאריך היעד — התיק עולה בהתרעות של האחראית)
פתקים והתרעות
ציר זמן
יומן ותורים
שלבי התיק והמעקב
שלבי התיק
עוקבים אחרי התיק
מי שמסומנת כאן תראה את התיק הזה מודגש עבורה, גם אם התיק לא מוקצה אליה ישירות — שימושי כשכמה עובדות מעורבות באותו תיק.
מה צריך מהלקוח
כתובות מייל של הלקוח (כולל כתובות ישנות — כדי שהיסטוריה לא תלך לאיבוד אם הלקוח מחליף מייל)
פרטי השאלון
הצעות לחילוץ נתוני שאלון (AI)
כש-AI מזהה נתוני שאלון במיילים/מצורפים שהלקוח שלח, הם מופיעים כאן כהצעה בלבד — שום דבר לא נכנס לשאלון בפועל (ולטפסים הממשלתיים) בלי אישור ידני.
ניהול הרשימה: איזה מסמכים ושאלות נדרשים מהלקוח (משותפת לכל התיקים מהשירות הזה)
הרשימה משותפת לכל התיקים מסוג השירות הזה — עריכה כאן משנה אותה לכולם. "שאלה" אפשר לקשר לשדה בשאלון הדיגיטלי (הקוד שלו) כדי שתשובת הלקוח תדע לאן להיכתב כשנוסיף חילוץ אוטומטי.
מסמכים מצורפים לתיק
מיילים
תבניות מייל
בקשת תשלום מהלקוח (קישור לתשלום באשראי · כשהלקוח משלם, התשלום נרשם בתיק אוטומטית)
תשלומים שהתקבלו (גלוי לכל הצוות)
רישום תשלום ידני (מזומן, העברה בנקאית, אחר)
קבלה/חשבונית: אפשר להדביק קישור בשדה "קישור לקבלה", או לצרף קובץ בכרטיס "מסמכים" למטה. עריכה, ביטול והחזר — לבעלים בלבד, עם סיבה, והכול נרשם בהיסטוריה.